10 основных правил как сэкономить деньги при ведении бизнеса

Но к вопросу перемен предприниматели подходят неохотно, полагая, что развитие повлечет за собой дополнительные хлопоты и расходы. Все как раз наоборот. Как автоматизация помогает сэкономить деньги, делегировать задачи и контролировать сотрудников? Сперва кажется, что не помешала бы еще пара рук, потому что 24 часа в сутках — ничтожно мало. Нехватка сил и времени — болезнь проактивного человека. Менеджерам работу помогает наладить trello, тестировщикам — jira, а предпринимателям — Торгсофт. В интернет-торговле есть процессы, которые требуют автоматизации — эти вещи не нужно делать вручную, если у вас есть программа учета: Работать с заказами в интернет-магазине На создании интернет-магазина, как это может показаться вначале, автоматизация не заканчивается. Развернуть интернет-магазин на любой доступной площадке и сходу успешно работать не получится. Наступит момент, когда в интернет-магазин необходимо добавить товары, описания, характеристики, фотографии. Если позиций товаров 10−15, это не сложно. Но если ассортимент включает сотни наименований, этот процесс превращается в тяжелый труд. Та же ситуация с заказами. Одна из распространенных ситуаций: покупатель оформляет заказ, заполняет регистрационную форму и ждет отклик от магазина. Но часто бывает так, что предприниматель не обновил количество товаров в интернет-магазине и товара не оказалось в наличии. Тогда вместо отправки и получения выручки менеджеру или владельцу магазина приходится звонить клиенту и объяснять, что товара нет. Заказ срывается, клиент разочарован. Другая крайность — без автоматизации ответственный менеджер тратит уйму времени, чтобы с утра откорректировать остатки товара на всех интернет-площадках, вместо того, чтобы заниматься продажами. Если торговля идет бойко, то важная задача предпринимателя — проконтролировать, чтобы каждый клиент был доволен обслуживанием: с ним быстро связались, сверили детали заказа, отправили реквизиты для оплаты, после отправки товара — отправили ТТН нужному заказчику. Учетная система автоматически загрузит информацию о товарах и синхронизирует их с интернет-магазином. Программа поддерживает актуальное количество товара на складе. Если вы что-то продали, то количество товара в интернет-магазине уменьшится. Если вы получили оплату, отправили заказ клиенту — статус заказа отобразится и в личном кабинете покупателя. Своевременная связь с клиентом и обновление статуса заказа в админке особенно важны для работы в маркетплейсах, так как при отсутствии обновления информации более часа, торговая площадка может понижать рейтинг продавца. Торгсофт автоматически обновляет этот статус в админке сайта при сопряжении, а обработка заказа своевременно происходит из программы учета. Отправлять товар Предприниматель с сумками, коробками у стойки Новой Почты — распространенное явление. В компании Новая Почта начали решать эту проблему, предлагая оформлять и маркировать посылки до прихода в почтовое отделение. В условиях пандемии сокращать очереди и скопление людей благоразумно.Задача учетной системы в этом случае — создать расходную накладную, распечатать ТТН, отследить доставку товара клиенту, проконтролировать оплату наложенным платежом не выходя из магазина. Общаться с клиентами Учитывая, что менеджеры в магазине нередко меняются, а если магазин успешен — клиентов становится всё больше, запомнить кто кому что продал очень сложно. Даже если продаж много, сохранить персонализированный подход к клиентам важно — они любят внимание и когда к ним обращаются по имени. Им приятно, когда не надо несколько раз повторять нюансы своего заказа. Любят персональные скидки. Система учета предназначена для того, чтобы вместо вас помнить как зовут покупателя, когда у него день рождения, какая у него скидка и что он покупал в вашем магазине ранее. Продавать товар и выписывать документы Распространенная «болезнь» малого бизнеса в Украине — учет в тетрадке. Во многих магазинах продажа товара до сих пор выглядит следующим образом: факт продажи записывается в уставшую тетрадь, при этом покупатель ждет, пока продавец внимательно запишет, что он продал. Чек выдается только в том случае, если товар продан через банковский терминал или кассовый аппарат. Если владелец магазина продает товары сам, то на первых порах это еще работает. Но когда стоит задача делегировать продажу товара, то запись продаж в тетради порождает массу поводов для человеческих ошибок, недостач и махинаций. Учетная система регистрирует каждый факт продажи, применение скидок покупателям, кто и когда продал товар, а благодаря чеку в случае возврата, можно проконтролировать, не истек ли 14-дневный срок. Вести учет склада У предпринимателя может быть один магазин или торговая сеть в разных городах, а также интернет-магазин (без него сейчас никак). Для успешной торговли предприниматели не пренебрегают маркетплейсами — такими как Prom.ua и Rozetka. Такое масштабирование требует учета и контроля. Признак системного бизнеса — знать, сколько товара на торговых точках, откуда будет отправка по заказу с Розетки, сколько еще товара той или иной модели осталось. Не сверять же остатки в торговой сети по фотографиям тетрадей учета в вайбере? Это и есть прямая обязанность учетной системы — в любой момент ответить владельцу бизнеса на вопрос какое количество товара на складе, на какую сумму, как идут продажи в Магазине № 3, что лучше продает интернет-магазин, Prom.ua или Rozetka. Программа учета помогает делать подробный анализ торговли для улучшения продаж. Учесть затраты и посчитать прибыль Опытный предприниматель знает, что общий объем денег по результатам торговли — это не прибыль. Из общей выручки предстоит отнять затраты на аренду помещений, зарплаты, оплаты услуг связи, хозяйственные потребности и т. п. В этом всём следует учесть затраты на расчет с поставщиками, закупку или аренду оборудования и еще десятки мелких трат. Всё это — управленческий учет. И если его вести правильно, то в конце месяца не возникнет сакраментальный вопрос «А где же деньги?» Программа учета посчитает все затраты, высчитает прибыль, рентабельность и общую стоимость бизнеса за несколько минут. Позволит сравнить результаты с аналогичным периодом. В то время, когда с тетрадью и калькулятором на это дело можно «убить» несколько часов. Контролировать взаиморасчеты Поставщик привез товар, рассчитался ли с ним продавец или товаровед? А если в кассе было недостаточно денег, то сколько еще предприниматель остался должен поставщику? Продавец в магазине у дома дал товары в долг постоянному покупателю. Сколько раз этой услугой воспользовался VIP клиент? Как не забыть, что в магазине взял по себестоимости владелец? Эти вопросы просто невозможно удержать в без того загруженном мозгу предпринимателя. А тут еще надо вечером сводить долги. Если проводить все действия в программе учета, то процесс подсчета задолженностей решится автоматически. Своевременно сдавать отчеты А теперь за всё, что продано, необходимо отчитаться и оплатить налог копейка в копейку и вовремя. Книгу учета доходов отменили и теперь мотивировать сдать отчет будут только постоянно поджимающие сроки. Но если товар продавался через систему учета, то в программе можно посмотреть итоговые показатели за период, на их основании заполнить Декларацию о доходах. Предприниматель либо сам заполняет данные, либо передает цифры бухгалтеру или управляющему. Контролировать сотрудников и начислять зарплату Когда бизнес становится крупнее, а задачи необходимо делегировать, появляются первые сотрудники. Следующий пласт проблем для предпринимателя: контроль продавцов и учет заработной платы. Когда продавец пришел на работу? Открыт ли магазин вовремя? Какой товар был продан и какой процент от продажи товара начислить продавцу для дополнительной мотивации? Сколько смен или часов отработал сотрудник? Сколько денег ему уже заплатили, а сколько еще осталось? Программа учета контролирует, когда сотрудник явился на работу и при необходимости может запросить фотографию на рабочем месте; ведет график отработанного времени и считает зарплату; ведет учет поощрений, доначислений и депремирований. Управлять торговлей из дома Кульминация и результат успеха для предпринимателя — это свобода. Если рутина отдана программе учета, приход, продажа, расчеты с поставщиками делегированы сотрудникам, то можно выделить время для себя. Автоматизация дает возможность открыть смартфон и посмотреть, как идут дела в магазине. Позволяет не вскакивать утром, мчаться на рабочее место или объезжать торговые точки, а удаленно подключиться, проанализировать результаты, проконтролировать выполнение указаний. Автоматизация — это свобода. Свободу не откладывают на завтра.
Источник: biz.nv.ua